ساختار اطلاعاتی اسناد مبتني بر نظام قديمي و دستي جمع آوري، پردازش، نگهداري اطلاعات بوده و متناسب و بلكه معلول همان ساختار قدیمی و ناکاراست. زمانی که در یک اداره، نظام کاریِ سنتی برقرار است و برای حمل، نگهداری و توزیع اطلاعات از کاغذ استفاده می شود، نتیجه نهایی و خروجی کار اداره نیز اعم از آنکه یک نامه یا یک مجوز و یا سند باشد، بر روی کاغذ نقش بسته و به دست مردم داده می شود. امّا زمانی که سازمان تصمیم می گیرد از فناوری اطلاعات استفاده نماید و فرآیندهای کاری را مکانیزه کند و اسناد، نقشه ها و بایگانی ها الکترونیکی می شود، آوردن نتیجه کار و خروجی اداره نظیر یک نامه یا مجوز و در خصوص ادارات ثبت، سند مالکیت بر روی کاغذ، با فرآیندها و شیوه کار الکترونیکی مناسبتی ندارد و به نقض غرض منجر می شود.
در تحولات گسترده و عميق به وجود آمده در حوزة تکنولوژی در طی سالهای اخیر، کارت هوشمند که ابزاری بسيار كارآمدتر، مطمئن تر و با كاربرد آسان تر و وسیع تر جهت صدور اسناد است، وارد بازار گرديده است. با مقایسه ساده بین قابلیتها و کارایی کارت هوشمند و اسناد كاغذي ديگر نمي توان اسناد كاغذي را به شکل و قالبی که اکنون وجود دارد، از ديدگاه فنی-اقتصادی موجه، و کارامد دانست.
به علت مسائل مربوط به حوزة امنيت اطلاعات و ملاحظات قانوني، امكان ارائة اطلاعات ملك، بر روي حاملهاي رايج اطلاعات الكترونيكي نظير سيدي، فلاپي، فلش ديسك و غيره وجود ندارد، زيرا چنين اطلاعاتي فاقد تضمين اطلاعاتي پيشرفته و استاندارد است و در موارد قانوني و حساس قابل استناد نيست. از اين رو صدور اسناد الكترونيكي بر روي كارت هوشمند، در كنار اسناد كاغذي كنوني سند مالكيت، موضوع این حوزه است.
صدور اسناد الكترونيكي بر روي كارت هوشمند، قابليت نگهداري و بهره برداري از اطلاعات سند را ادارات كشور با ضریب اطمینان بالا فراهم مي كند. بر اين اساس دارندگان اسناد ميتوانند عمليات مربوط به نقل و انتقال اطلاعات مورد نياز را در دفاتر مربوطه با استفاده از كارت هوشمند با تسهيلاتي بهتر از وضعيت فعلي انجام دهند. به كارگيري فناوري كارت هوشمند در جاي خود و با زير ساخت و معماري مناسب، كارگشايي و تحولات مثبت فراوان در پي دارد. كارت هوشمند داراي امنيت بالا و قابليت استفاده فراوان در مراكز مورد استفاده است. صدور كارت هوشمند به شيوة استاندارد و ايمن، كه به لحاظ قانوني نيز قابل استناد و پذيرفته است، ميتواند فوايد متعددي را براي مردم و سازمانها در بر داشته باشد.